Curso: PROYECTOS DE INGENIER

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Curso PROYECTOS DE INGENIERÍA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN INGENIERÍA
Clase 12
Escuela Académico Profesional de Ingeniería en
Energía
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Introducción a Administración de Proyectos

• Los proyectos por definición tienen una fecha de
  inicio y finalización determinadas, al igual que
  un alcance, presupuesto, resultados específicos y
  recursos asignados.
• Adicionalmente, los proyectos por similares que
  sean sus actividades y alcances, se tornan
  diferentes porque las circunstancias cambian, y
  las cosas siempre son distintas cuando se
  interrelaciona con personas.

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• Una de las funciones primordiales de los
  administradores de proyectos es administrar los
  procesos internos del mismo donde realmente se
  efectúa el trabajo.
• Por pequeño que sea el proyecto, se requieren
  habilidades de administración del mismo para
  sortear las diferentes situaciones que se
  presenten, y además garantizar el cumplimiento de
  los objetivos dentro de los tiempos estipulados.
• Estas habilidades van desde la definición del
  proyecto, hasta la administración de las medidas
  de avance del mismo. Adicionalmente, se deben
  incorporar técnicas para el manejo de contratos y
  el manejo de proveedores.

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QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?

• Es la planeación, organización, dirección y
  control de los recursos de un proyecto para
  lograr su objetivo al menor corto plazo.
• Esta actividad es llevada a cabo por el
  administrador del proyecto, aplicando
  conocimiento, habilidades, herramientas y
  técnicas y tomando en cuenta los recursos
  existentes, tales como el tiempo, materiales,
  capital, recursos humanos y tecnología.

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Importancia de la Administración de Proyectos

• La administración de proyectos implica una gran
  importancia, por su uso generalizado en una gran
  diversidad de campos.
• Asimismo, los cambios tecnológicos, la necesidad
  de introducir nuevos productos al mercado, las
  cambiantes exigencias de los consumidores de
  productos, entre otras, incrementan el flujo de
  operaciones en una organización, requiriendo que
  los métodos de administrativos convencionales
  deban ser cambiados por nuevas alternativas de
  organización.
• Permite aprovechar de mejor manera los recursos
  críticos cuando están limitados en cantidad y/o
  tiempo de disponibilidad afín de obtener el
  máximo beneficio.

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Funciones de la Administración de Proyectos

• La administración en su proceso del máximo
  aprovechamiento de los recursos, mediante su
  utilización eficiente, establece 4 funciones
  genéricas
• Planeación, organización, dirección y control.
• Durante la planeación se decide anticipadamente
  qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el
  proyecto. Sus tareas más importantes son
• determinar el status actual de la organización,
• pronosticar a futuro,
• determinar los recursos que se necesitarán,
• revisar y ajustar el plan de acuerdo con los
  resultados de control, y
• coordinar durante todo el proceso de planeación.

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• La organización realiza actividades en grupo, de
  asignación y asesoramiento, y proporciona la
  autoridad necesaria para llevar a cabo las
  actividades. Dentro de esta etapa se identifica,
  define y divide el trabajo a realizar, se agrupan
  y definen los puestos, se proporcionan los
  recursos necesarios y se asignan los grados de
  autoridad.
• El siguiente paso es la dirección, la cual sirve
  para conducir el comportamiento humano hacia las
  metas establecidas. Aquí se comunican y explican
  los objetivos a los subordinados, se asignan
  estándares, se entrena y guía a los subordinados
  para llegar a los estándares requeridos, se
  recompensa el rendimiento y se mantiene un
  ambiente motivacional.
• Por último se encuentra el control, que se
  encarga de medir el rendimiento obtenido en
  relación a las metas fijadas. En caso de haber
  desviaciones, se determinan las causas y se
  corrige lo que sea necesario.

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Que es un Administrador de Proyectos

• El administrador de proyectos puede ser definido
  como el individuo que cumple con la tarea de
  integrar los esfuerzos dirigidos hacia la
  ejecución exitosa de un proyecto específico,
  enfrentando un conjunto de circunstancias propios
  de cada proyecto.
• El administrador de proyectos es una extensión
  del administrador general de una organización, y
  opera independientemente de la cadena de mando
  normal dentro de la organización.

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Funciones de un Administrador de Proyectos

• Debe dirigir y evaluar el proyecto.
• Debe planear, proponer e implementar políticas de
  administración de proyectos.
• Debe asegurar la finalización del proyecto
  mediante compromisos contractuales.
• Debe desarrollar y mantener los planes del
  proyecto, darle una calendarización y
  financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y
  reportar su avance.
• Debe resolver los problemas a través de
  decisiones orientadas al objetivo.

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Variables Principales en los Proyectos

• Los objetivos de un proyecto, de acuerdo con esta
  metodología clásica, se pueden sintetizar en tres
  variables el costo, el tiempo y la calidad (o
  funcionalidad, o rendimiento, dependiendo del
  objeto y naturaleza del proyecto).
• La gestión de proyectos, a este nivel, busca el
  equilibrio entre las tres variables, pues siempre
  sería posible, al menos en un plano teórico,
  conseguir una mayor calidad empleando más tiempo
  y a un mayor costo.
• Y, a la inversa, suele ser posible reducir el
  costo y/o el tiempo necesarios para realizar un
  proyecto a expensas de su calidad o rendimiento.

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Variables e instrumentos en los Proyectos

• Para cada una de estas variables, la gestión de
  proyectos dispone de un instrumento de
  planificación y control
• La calidad se determina y verifica por medio de
  las especificaciones/planos o prescripciones del
  proyecto (documentación técnica).
• El costo, mediante el presupuesto.
• y el tiempo, con el programa o calendario del
  proyecto (diagrama de Gantt).

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Planificación

• Conjunto de sistemas para ejecutar las decisiones
  tomadas, realizar el plan elegido y para
  desarrollar y conseguir, sobre todo, los
  objetivos formulados.
• Planificar, en definitiva, consiste en evaluar la
  situación-entorno y/o realidad en que partimos de
  forma sistemática (variables socio-ambientales,
  recursos, tiempos,), para escoger entre las
  diferentes posibilidades de acción y trazar el
  camino a seguir en la consecución de los
  objetivos trazados.

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Características de la Planificación

• Dinámico que no termina con el establecimiento
  de un plan, sino que supone un reajuste constante
  entre medios y fines.
• Facilitador que prepara un conjunto de
  decisiones que deben ser aprobadas y ejecutadas
  por los sectores implicados.
• Integral donde se relacionan todos los elementos
  de una manera sistemática e interdependiente.
• Práctico encaminado básicamente a la acción.
• Anticipador Intenta predecir y pronosticar el
  futuro para acomodar la acción.
• Instrumental utiliza técnicas y es un medio
  dirigido al logro de los objetivos.

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Técnicas de Planificación de Proyectos

• Las complejidades crecientes de los proyectos
  actuales han demandado técnicas de planeación con
  el objeto de optimizar la eficiencia en la
  ejecución del proyecto.
• La eficiencia aquí implica efectuar la mayor
  reducción en el tiempo requerido para terminar el
  proyecto, tomando en cuenta la factibilidad
  económica de la utilización de los recursos
  disponibles.
• La administración de proyectos ha evolucionado
  como un nuevo campo con el desarrollo de dos
  técnicas analíticas para la planeación,
  programación y control de proyectos el Método de
  Ruta Crítica (CPM) y la Técnica de Evaluación y
  Revisión de Proyectos (PERT).

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• PERT y CPM son dos métodos usados por la
  dirección para, con los medios disponibles,
  planificar el proyecto al fin de lograr su
  objetivo con éxito.
• Estos métodos no pretenden sustituir las
  funciones de la dirección, sino ayudarla. PERT y
  CPM no resuelven los problemas por sí solos sino
  que relacionan todos los factores del problema de
  manera que presentan una perspectiva más clara
  para su ejecución.
• Las técnicas de PERT y CPM preparan el plan
  mediante la representación gráfica de todas las
  operaciones que intervienen en el proyecto y las
  relacionan, coordinándolas de acuerdo con las
  exigencias tecnológicas.

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• La programación de proyectos por PERT-CPM
  consiste en tres fases básicas Planeación,
  Programación y Control.
• La fase de planeación se inicia descomponiendo el
  proyecto en actividades. Las estimaciones de
  tiempo para estas actividades se determinan luego
  y se construye un diagrama de red (o de flechas)
  donde cada uno de sus arcos (flechas) representa
  una actividad.
• El diagrama de flechas completo da una
  representación gráfica de las interdependencias
  entre las actividades del proyecto.
• La construcción del diagrama de flechas como una
  fase de planeación, tiene la ventaja de estudiar
  los diferentes trabajos en detalle, sugiriendo
  quizá mejoras antes del que el proyecto realmente
  se ejecute.

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• El objetivo de la fase de programación es
  construir un diagrama de tiempo que muestre los
  tiempos de iniciación y terminación para cada
  actividad, así como su relación con otras
  actividades del proyecto.
• Además, el programa debe señalar las actividades
  críticas (en función del tiempo) que requieren
  atención especial si el proyecto se debe terminar
  oportunamente. Para las actividades no críticas
  el programa debe mostrar los tiempos de holgura
  que pueden utilizarse cuando tales actividades se
  demoran o cuando se deben usar eficientemente
  recursos limitados.
• La fase final en la administración de proyectos
  es la de control. Esto incluye el uso del
  diagrama de flechas y la gráfica de tiempo para
  hacer reportes periódicos del progreso. La red
  puede, por consiguiente, actualizarse y
  analizarse y si es necesario, determinar un nuevo
  programa para la porción restante del proyecto.

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Método de la ruta crítica

• El método de la ruta crítica comúnmente abreviado
  como CPM por las siglas en inglés de Critical
  Path Method. En administración y gestión de
  proyectos, una ruta crítica es la secuencia de
  los elementos terminales de la red de proyectos
  con la mayor duración entre ellos, determinando
  el tiempo más corto para completar el proyecto.
• La duración de la ruta crítica determina la
  duración del proyecto entero. Por tanto,
  cualquier retraso en un elemento de la ruta
  crítica afecta la fecha de término planeada del
  proyecto. Se dice que no hay holgura en la ruta
  crítica.

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EMPLEO DEL PER/CPMPasos

1. descripción del proyecto
2. elaboración del diagrama de red
3. estimación del tiempo de terminación
4. monitoreo de los progresos del proyecto

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1.- Descripción del Proyecto

• Punto final producto / servicio
• Descripción de todos los aspectos que lo componen
• Actividades y relaciones de precedencia
• Actividad unidad más pequeña de esfuerzo y
  trabajo que consume tiempo y recursos y que puede
  programarse y controlarse
• Precedencia secuencia de actividades

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2.- Elaboración del diagrama de red

• Red de actividades en arcos (AOA)
• Actividades arcos (flechas)
• Nodos eventos

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S
U
3
4
2
T
S y T deberán completarse antes de que se inicie U
S

• Red de actividades en nodos (AON)
• Enfoque orientado a actividades

U
T
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Traslado de Centro de Mantenimiento
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Actividad en los nodos
Actividad
Duración de la actividad dE (duración esperada)
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Red AON para el proyecto Traslado Centro de
Manto.
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3. Estimación de tiempos de terminación

• Fecha temprana de comienzo Ftc
• es el tiempo de terminación más próximo de la
  actividad que la precede en forma inmediata
• cuando la preceden varias actividades FtC es el
  mayor de los tiempos
• Fecha temprana de finalización Ftf
• es la fecha temprana de inicio, más su duración
  esperada dE
• Ftf Ftc dE

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Nodos Fechas tempranas
Actividad
Fecha temprana de finalización Ftf
Fecha temprana de comienzo Ftc
Duración de la actividad dE
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Rutas A-I , A - F
28
Ruta A C G
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Rutas B D H , B E - J
30
Llegada al nodo J
31
Llegada al nodo K
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Camino Crítico secuencia de actividades, entre
comienzo y final, que requiere más tiempo B, D,
H, J, K
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Estimación de tiempos de terminación

• Fecha Tardía de Finalización FTF
• es igual al tiempo de inicio más lejano de la
  actividad que la sigue en la secuencia en forma
  inmediata.
• Si existen más de una actividad que la siguen en
  forma inmediata la FTF será el más próximo de los
  tiempos de inicio más lejanos de esas actividades
• Fecha Tardía de Comienzo FTC
• es igual al tiempo de terminación más lejano
  menos la duración esperada de la tarea
• FTC FTF dE

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Representación completa del nodo
Actividad
Fecha temprana de finalización Ftf
Fecha temprana de comienzo Ftc
Fecha Tardía de Finalización FTF
Fecha Tardía de Comienzo FTC
Duración de la actividad dE
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Rutas I-K, F-K, C-G-J-K
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Llegada al nodo A
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Llegada al nodo B
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Traslado del Centro de Manto.
centro
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Holgura

• La holgura de una actividad (H) es la máxima
  cantidad de tiempo que una actividad puede
  retrasarse sin afectar la duración total del
  proyecto
• Se puede calcular de dos modos
• H FTF Ftf (F. Tardía Finaliz.- F. tempr.
  Finaliz.)
• H FTC Ftc (F.Tardía Comien.-F.tempr.
  comienzo)

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Cálculo de Holguras
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4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

• Supuestos
• Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem )
• Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem )

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• Supuestos
• Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem )
• Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem )

• Para terminar en la semana 69, el gerente de
  proyectos tendrá que ahorrar dos semanas en
  C-G-J-K , una de las dos semanas tendrá que ser
  en D-H
• Si consigue ese ahorro habrá dos caminos
  críticos
• C-G-J-K y
• D-H-J-K

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SUPERVISIÓN

• Etimológicamente significa mirar desde lo alto.
  Requiere, planificar, organizar, dirigir,
  ejecutar retroalimentar constantemente.
• Por lo tanto la supervisión queda definida de la
  siguiente manera Es una actividad técnica y
  especializada que tiene como fin fundamental
  utilizar racionalmente los factores hombre,
  materia prima, equipos, maquinarias,
  herramientas, dinero, etc.

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Objetivos de la Supervisión

• Mejorar la productividad de los empleados
• Desarrollar un uso óptimo de los recursos
• Obtener una adecuada rentabilidad de cada
  actividad realizada
• Desarrollar constantemente a los empleados de
  manera integral
• Monitorear las actitudes de los subordinados
• Contribuir a mejorar las condiciones laborales

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Objetivos de la Supervisión

• Mejorar la productividad de los empleados
• Desarrollar un uso óptimo de los recursos
• Obtener una adecuada rentabilidad de cada
  actividad realizada
• Desarrollar constantemente a los empleados de
  manera integral
• Monitorear las actitudes de los subordinados
• Contribuir a mejorar las condiciones laborales

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Estilos de Supervisión

• Estilo Autocrático Individuos que sin consultar
  con nadie, señalan o determinan que debe hacerse.
• Estilo Democrático Permite que los trabajadores
  participen en el análisis del problema y su
  solución.
• Estilo Liberal El supervisor no ejerce control
  del problema, prefieren que sus hombres hagan lo
  que consideran conveniente y deja que las cosas
  sigan su propio camino.
• Los individuos Hostiles Se resienten de la
  autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor
  tratándolos autoritariamente.

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GRACIAS