Chapter 4: Data Management - PowerPoint PPT Presentation

1 / 49
About This Presentation
Title:

Chapter 4: Data Management

Description:

Chapter 4: Data Management Prepared by Yudhi Herliansyah Trisakti University Data Data Secara luas didefinisikan sebagai komponen yang saling berkaitan, meliputi ... – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:31
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 50
Provided by: DrS1150
Category:

less

Transcript and Presenter's Notes

Title: Chapter 4: Data Management


1
  • Chapter 4 Data Management

Prepared by Yudhi Herliansyah Trisakti University
2
Data
  • Data Secara luas didefinisikan sebagai komponen
    yang saling berkaitan, meliputi
  • Data Models, memberikan struktur data
  • File Orientation
  • Data-base Orientation
  • Data values

3
  • Tindakan atas data merupakan proses konversi
    input menjadi output
  • Rangkaian terkait tugas yang harus dilakukan utk
    memproses data disebut prosedur.

4
Fungsi utama dalam mengelola sumberdaya data
  • Menciptakan catatan dan penyimpanannya. (Record
    Repository, Creation)
  • Memelihara catatan melalui aktivitas seperti
    menambahkan catatan baru atau update data.
    (Repository Maintenance through additions and
    updates)
  • Mendapatkan/menampilkan data yang sudah disimpan
    (Data Retrieval)
  • Melakukan pengarsipan dan penghapusan data (Data
    Archival and Removal)

5
Data ttg Entities
  • Entity adalah suatu object, person, atau event
    dimana perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data
  • Characteristics dari Entities merupakan
    Attributes
  • Masing-masing attribute didalam system disebut
    Data Element
  • Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara
    attributes dan data elements
  • Secara luas attribute memiliki beberapa
    spesifik attributes dan seluruhnya termasuk data
    elements, seperti alamat yang terdiri atas
  • Street Address
  • City
  • State
  • Zip Code
  • Country

6
  • Field Length, adalah jml/banyaknya posisi
    tertentu yang dibutuhkan utk menyimpan suatu
    elemen data. Besarnya ditentukan oleh jml
    karakter yang dinginkan dan value field yang
    sesuai dengan atribut yang akan diisi.
  • Data Type, adalah tipe elemen data berdasar pd
    kelas data yang disimpan dalam field tertentu.

7
Data Models
Data Models
Data-bases
Files
  • File
  • Record
  • Data Element
  • Data base
  • Data-sets (or Tables)
  • Record
  • Data Element

Figure 4-1
8
Hirarkhi Data pd sistem berorientasi file
  • Pengelolaan dan penyimpanan data
    terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal yang
    harus diikuti. Sistem berorientasi file adalah
    aplikasi yang hanya dapat dioperasikan untuk
    menggunakan suatu data tertentu saja.
  • Setiap recorded attribute dari suatu entity
    merupakan suatu data element
  • Field Length Merupakan banyaknya atribut atau
    simbol yang dibutuhkan untuk menyimpan suatu data
    element

9
Hirarkhi Data pd sistem berorientasi Data base
  • Sistem berorientasi pada data base adalah sistem
    atau aplikasi yang diterapkan dimana user
    aplikasi dapat menggunakan dan mengelola banyak
    data

10
  • Data Type
  • Character
  • Numeric
  • Date
  • Raw
  • Data Value, adalah data yang disimpan yang
    memiliki atribut tertentu.

11
Some Specifics
12
4 tipe data file
  • 1. Master Files, memuat catatan mengenai entity
    tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti
    pelanggan, kantor dan produk.
  • 2. Transaction Files, memuat catatan mengenai
    peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti
    penjualan atau penerimaan barang.
  • 3. History Files, memuat catatan mengenai
    transaksi yang telah selesai, misal penjualan yg
    telah terjadi
  • 4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk
    melakukan perhitungan atau pemeriksaan ketepatan
    input, seperti harga produk, nama pelanggan.

13
Klasifikasi Arsip (Master Files)
  • Master files Berisi data (catatan) permanent
    tentang entities (people, places, and things).
    Contoh MF dalam Akuntansi
  • General and Subsidiary ledgers
  • General ledger master file
  • Customer/Accounts Receivable master file
  • Vendor/Accounts Payable master file
  • Inventory master file
  • Employee/Payroll master file
  • Open WIP master file
  • Standard cost master file

14
Klasifikasi Arsip(Transaction Files - I)
  • Transaction files Berisi catatan-catatan
    berkaitan dengan events (peristiwa) yang
    diproses, seperti sales, receipts of goods, dll.
  • Transaction files termasuk transaction data
    rinci. Transaksi file berisi general atau
    special journals dalam sistem manual
  • Secara periodik, data transaksi diposting kedalam
    master file dan kemudian simpan atau diarsip

15
Klasifikasi Arsip(Transaction Files - II)
  • Accounting terkait transaction files adalah
  • General/Special journal file (General ledger)
  • Sales/Cash receipts file (Accounts receivable)
  • Receiving/Purchases file, Cash disbursements file
    (Inventory, Accounts payable)
  • Inventory issuance file/shipment file/sales
    file/adjustments file (Inventory)
  • Payroll/Cash disbursements (Payroll)

16
Klasifikasi Arsip Lain - I
  • Reference files Berisi tabel atau daftar data yg
    dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk
    memeriksa akurasi data input . Contoh tabel
    harga product , daftar pelanggan, dll.
  • History files disebut pula archive berisi
    catatan berkaitan semua transaksi yang telah
    diselesaikan seperti transaksi penjualan
    sebelumnya
  • Open files merupakan transaksi yang belum
    terselesaikan (incomplete transactions). Contoh
    Open sales order file Sales
    transaction file

17
Klasifikasi Arsip Lain - II
  • Report files dihasilkan dari catatan dalam
    master atau transaction files. contoh, Laporan
    Umur piutang yang dihasilkan secara periodik
    merupakan bersumber dari master file Accounts
    Receivable.
  • Backup file merupakan suatu copy dari file saat
    ini dari file yang ada.
  • Suspense file kumpulan catatan dari file yang
    rusak (erroneous atau questionable data)

18
Kunci Catatan (Record-Key)
  • Record keys elemen data dalam catatan yang
    berfungsi sebgai sort keys. Contoh,
    customer-account number
  • Two types record keys yg sering digunakan dalam
    master dan transaction file yaitu primary key dan
    secondary keys
  • Primary key (disebut juga record key) berisi
    atribut yang unik (uniquely) mengidentifikasi
    suatu specific record. contoh, customer number
  • Secondary key atribut selain dari primary key
    yang merupakan cara alternatif untuk mengakses
    catatan dalam file. contoh, nama akhir customer

19
Flags
  • Flags merupakan simbol atau karakter yang
    digunakan untuk tujuan pengendalian. contoh,
    end-of-batch flag.

20
Logical View Versus Physical Storage of Records -
I
  • 2 cara yang digunakan utk menggambarkan sistem
    informasi khususnya data (File structure) dalam
    suatu sistem
  • 1. logical view file structures, berkaitan
    dengan cara pandang pemakai terhadap sistem
    informasi.
  • 2. physical view file structures, berkaitan
    dengan pengorganisasian data

21
Pertimbangan dalam merancang Record dan File
  • Siapa usernya
  • Tujuan penggunaannya
  • Pengorganisasiannya dan aksesnya
  • Lama file disimpan
  • Dll
  • Semua mempengaruhi aplikasi yang akan dirancang
    dan model data.

22
Dokumentasi data pada sistem berorientasi file
  • Ditentukan oleh record Layout, yang menunjukkan
    masing-masing field dalam membentuk record dan
    urutannya

23
Keuntungan File-oriented system (flat file)
  • Lebih efisien digunakan pada pengolahan data yang
    masih terbatas jumlahnya.
  • Masing-masing user menyimpan file sendiri
    sehingga keamanan ada ditangan user.
  • Sederhana dan mudah penggunaannya.

24
File-oriented system (flat file)
25
Dokumentasi data pada sistem berorientasi Data
base
  • Dalam data base system, data dapat digunakan
    secara bersama-sama (sharing), satu sumber untuk
    semua user dan aplikasi.
  • Fokus pada data sebagai
  • Tempat penyimpanan data dirancang sedemikian rupa
    agar dapat digunakan oleh berbagai macam aplikasi.

26
Dokumentasi data pada data base system
  • Elemen data yang berhubungan dikelompokkan ke
    dalam suatu data base yang merepresentasikan
    entitas.
  • Contoh seorang konsultan adalah entitas, elemen
    datanya meliputi nama, alamat, no telp, tgl
    lahir, jumlah pegawai.
  • Conceptual data model, berarti mengelompokkan
    data entitas menurut logika tertentu.

27
Data base system
28
Dokumentasi data pada data base system
  • Pemahaman terhadap model data konseptual melalui
    2 dokumentasi
  • 1. data dictionary
  • 2. entity-relationship diagram

29
Data Dictionary
  • Berfungsi sebagai referensi atau
  • Repository
  • Berisi fakta suatu elemen data yang terkandung
    dalam data base

30
Entity Relationship (ER) Diagram
  • ER diagram merupakan teknik dokumentasi utk
    merepresentasikan hubungan diantara entitas dalam
    suatu sistem.
  • REA adalah salah satu model dalam sistem Data base

31
Bentuk ER_Diagram
Entity
Relationship
Entity
1
1
Sales- person
Car
Assigned
1
M
Places
Order
Customer
M
M
Vendor
Inventory
Supply
32
Contoh REA Data Model
R
E
A
M
M
Sales
M
1
Inventory
Sales person
M
M
1
Customer
1
M
M
Cash Collections
1
M
Cash
Cashier
M
1
34
33
Arus Economic Events dalam GL (Pemrosesan
transaksi) Manual system
34
Accounting Records dalam Computer-Based System
Penjelasan tahapan dalam Gambar 1. Bandingkan
saldo AR dalam balance sheet dengan master file
saldo akun control AR . 2. Rekonsiliasikan AR
pengendali dengan total akun AR subsidiary . 3.
Pilih sample jurnal yg update AR subsidiary
ledger dan trace transaksi ini dalam sales
journal (archive file). 4. Dari jurnal ini,
identifikasi sumber documen yangdapat ditarik
dari file dan lakukan verifikasi, konfirmasi
sumber dok ini dengan pelanggannya.
35
Audit Trail
Financial Statements
Source Document
General Ledger
Journal
Financial Statements
Source Document
General Ledger
Journal
Akuntan harus mampu tracing kedua arah.
Sampling dan konfirmasi adalah 2 teknik yg biasa
digunakan.
36
Flowcharting
  • Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata
    (narasi) dari suatu aktivitas dalam sistem
    pendokumentasian.
  • 1. System Flowchart, menggambarkan hubungan
    diantara proses
  • 2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses
    tahapan dalam program komputer
  • 3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen
    yang diproses dari suatu aktivitas dalam sistem.
  • 4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan
    aktivitas dalam sistem

37
Data-Flow Diagrams
  • Suatu data-flow diagram menunjukkan arus fisik
    dan logika dari data melalui sistem pemrosesan
    transaksi
  • Physical devices dari data yg ditranformasikan
    tidak digunakan dalam diagram logika
  • 4 simbol yg digunakan

38
Simbol yg digunakan dalam Data Flow Diagrams (DFD)
  • Merepresentasikan sumber data external atau
    destinasi data .
  • mengindikasi entity atau suatu proses yg
    mengubah atau mentransformasi data
  • Representasikan suatu penyimpanan atau repository
    data
  • Mengindikasi arah data

39
Symbol pada Flowcharts
Terminal menunjukkan sumber atau destinasi dari
dokumen Dan laporan
total yang dihitung (menghitung)
Dok sumber atau laporan
connector antar halaman
penangananManual
connector halaman penutup
File utk menyimpan dok sumber Dan laporan
Diskripsi proses atau komentar
Catatan akuntansi (journals, registers, ledgers)
Arus Dokumen
40
Systems Flowchart
41
Sales Department
Credit Department
Warehouse
Shipping Department
A
Sales Order 1
Customer
Sales Order2
Customer Order
Checks Credit
Sales Order 4
Credit Records
Sales Order3
Picks Goods
Stock Records
Prepare Sales Orders
Signed Sales Order 1
Picks Goods
Customer Order
Sales Order2
Sales Order 1
Sales Order 1
Sales Order 1
Sales Order 4
Sales Order 1
Sales Order3
Signed Sales Order 1
N
Sales Order2
N
Distribute SO and File
A
Customer Order
Customer
Sales Order 4
Signed Sales Order 1
Sales Order3
Document Flowchart
Sales Order2
N
42
Program Flowchart
Start
Read Trans (T)
Read Master (M)
TM?
Yes
TltM?
No
MMamount Tamount
Write To new Master?
43
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram for Payroll Processing
44
A Context Diagram
Process bubble
Customer
Relevant Environment comprised of External
Entities
Payment
Cash Receipts Process
Boundary (border between a system and its
environment)
Bank
Deposit
Dataflows (Interfaces)
This is a flow connecting a system with its
environment
45
A Physical DFD
1. Bubbles are labeled with nouns 2. Data flows
files have physical descriptions
Customer
Sales Clerk 1.0
Order register tape
Cash
Cashier 2.0
Form 66W
Verified register tape
Book- Keeper 3.0
Deposit slip cash
Sales information
Bank
Blue sales book
46
A Logical DFD
1) Bubbles are labeled with verbs that describe
the activity taking place 2) Data flows files
have logical descriptions
1.0 Receive Payment
Customer
Payment
Receipts receipts summary
Verified receipts
2.0 Compare Cash Tape
3.0 Prepare Deposit
Sales record
4.0 Record Sale
Deposit
Sales data
Verified receipts summary
Bank
Sales Journal
47
Latihan Kelompok
  • Soal_1. Identifikasi Primary key, dan list 2
    secondary key, tipenya, dan contoh data values
  • a. GL e. Cash receipt
  • b. A/R f. Purchase orders
  • c. A/P g. Cash disbursements
  • d. Inventory

48
Latihan Kelompok
  • Soal_2. Buatlah document flow chart perusahaan
    pengecer (grosir) untuk transaksi pembayaran
    hutang, dan narasikan document flowchart yang
    dibuat tersebut.

49
thanks
Write a Comment
User Comments (0)
About PowerShow.com