Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

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Fundamentos de la Gerencia de Proyectos
Sesión 6 Gestión de Calidad y Costos
Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. ,
PMP pyamakawa_at_esan.edu.pe
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Agenda

• Caso Paul Chesler, Director, Quality Assurance
• Gestión de calidad
• Qué es calidad?
• Impacto
• Plan
• Costo
• Gestión de costos
• Estimación
• Principios básicos
• Presupuesto
• Control

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Paul Chesler, Director, Quality Assurance
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• Gestión de calidad del proyecto

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Qué es calidad?

• El ISO define la calidad como la totalidad de
  características de una entidad en su habilidad
  para satisfacer las necesidades requeridas
• Otros expertos definen la calidad basado en
• Cumplimiento de los requerimientos cumplir con
  las especificaciones escritas
• Puesto en forma para su uso asegurar que el
  producto puede ser usado como se había planeado

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Juzgando a la calidad en los proyectos

• El proyecto fue terminado a tiempo?
• Dentro del presupuesto?
• El sistema satisface los requerimientos?
• Es estable?
• Lo que se planificó se cumplió en el proyecto?

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Calidad del proyecto versus Calidad del entregable

• La calidad del proyecto se refiere a aspectos de
  como aplicar apropiadas prácticas de gerencia de
  proyectos en el manejo del costo, tiempo,
  recursos, comunicaciones, etc.
• La calidad del entregable se refiere a aspectos
  que cubren si satisface las necesidades del
  usuario
• Están relacionados la calidad del proyecto y la
  calidad del entregable

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Impacto de tener una pobre calidad

• Aumenta los costos
• Desmotivación
• Pobre satisfacción
• Aumento de riesgos

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Gerencia de la calidad moderna

• Busca satisfacción del cliente
• Prefiere prevención antes de inspección
• Reconoce responsabilidad de la gerencia para la
  calidad
• Expertos como Deming, Juran, Crosby, Ishikawa,
  Taguchi,y Feigenbaum

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Expertos

• Deming fue famoso por sus 14 puntos y ayudar al
  Japón en calidad
• Juran y sus 10 pasos para la mejora continua
• Crosby por cero defectos
• Ishikawa desarrolló los conceptos de círculos de
  calidad y el diagrama de pescado
• Feigenbaum desarrolló el concepto de control de
  la calidad

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Diagrama de Ishikawa
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Gestión de calidad del proyecto

• Incluye los procesos y actividades de la
  organización ejecutante que determinan
  responsabilidades, objetivos y políticas de
  calidad a fin de que el proyecto satisfaga las
  necesidades por la cuales fue emprendido.
• Se implementa el sistema de gestión de calidad
  por medio de políticas y procedimientos, con
  actividades de mejora continua de los procesos
  llevados a cabo durante todo el proyecto.

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Gestión de calidad del proyecto
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Planificar la calidad

• Es el proceso por el cual se identifican los
  requisitos de calidad y/o normas para el proyecto
  y el producto, documentando la manera en que el
  proyecto demostrará el cumplimiento de los
  mismos.

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Planificar la calidad
Herramientas y técnicas
Entradas
Salidas

1. Línea base del alcance
2. Registro de interesados
3. Línea de base del desempeño de costos
4. Línea de base del cronograma
5. Registro de riesgos
6. Factores ambientales de la empresa
7. Activos de los procesos de la organización

• Plan de gestión de calidad
• Métricas de calidad
• Lista de control de calidad
• Plan de mejoras del proceso
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Análisis costo-beneficio
• Costo de la calidad (COQ)
• Diagrama de control
• Estudios comparativos
• Diseño de experimentos
• Muestreo estadístico
• Diagramas de flujos
• Metodologías propietarias de gestión de calidad
• Herramientas adicionales de planificación de
  calidad

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Costo de la calidad
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Ejemplo de diagrama de flujo
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Realizar el aseguramiento de calidad

• Es el proceso que consiste en auditar los
  requisitos de calidad y los resultados obtenidos
  a partir de medidas de control de calidad, a fin
  de garantizar que se utilicen definiciones
  operacionales y normas de calidad adecuados.

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Realizar el aseguramiento de calidad
Herramientas y técnicas
Entradas
Salidas

1. Plan para la dirección del proyecto
2. Métricas de calidad
3. Información sobre el desempeño del trabajo
4. Mediciones de control de calidad

• Actualizaciones a los activos de los procesos de
  la organización
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan para la dirección del
  proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Herramientas y técnicas para planificar la
  calidad y realizar el control de calidad
• Auditorías de calidad
• Análisis de procesos

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Realizar el control de calidad

• Es el proceso por el que se monitorea y registra
  los resultados de la ejecución de actividades de
  calidad, a fin de evaluar el desempeño y
  recomendar cambios necesarios.

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Realizar el control de calidad
Herramientas y técnicas
Entradas
Salidas

1. Plan para la dirección del proyecto
2. Métricas de calidad
3. Listas de control de calidad
4. Mediciones del desempeño del trabajo
5. Solicitudes de cambio aprobadas
6. Entregables
7. Activos de los procesos de la organización

• Mediciones de control de calidad
• Cambios validados
• Entregables validados
• Actualizaciones a los activos de los procesos de
  la organización
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan para la dirección del
  proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Diagrama de causa y efecto
• Diagramas de control
• Diagramas de flujo
• Histograma
• Diagrama de Pareto
• Diagrama de comportamiento
• Diagrama de dispersión
• Muestreo estadístico
• Inspección
• Revisión de solicitudes de cambio aprobadas

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Diagrama causa y efecto
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Espina de pescado del entorno
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Análisis de Pareto

• Involucra identificar los principales
  contribuyentes a los problemas de calidad del
  sistema
• Se le llama la regla del 80-20, que significa que
  el 80 de los problemas son frecuentemente debido
  al 20 de las causas
• Diagramas de Pareto son histogramas que ayudan a
  identificar y priorizar los problemas de las áreas

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Ejemplo De un diagrama de Pareto
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• Gestión de los costos del proyecto

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Objetivos de Aprendizaje

• Entender la importancia de la gestión de costos
  del proyecto
• Exponer conceptos básicos y principios de la
  gestión de costos
• Estimación de costos
• Entender los procesos que involucran el
  desarrollo del presupuesto
• Entender los beneficios de la gestión del valor
  ganado

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Problemas típicos

• Estimaciones hechas muy rápidas
• Falta de experiencia
• El sesgo del estimador
• Deseo de la gerencia por precisión pero quiere
  gastar menos por ganar una licitación

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Gestión de los costos del proyecto

• Son los procesos requeridos para asegurar que el
  proyecto es completado dentro de lo presupuestado
• Los gerentes de proyectos deben asegurarse que
  sus proyectos estén bien definidos y estimaciones
  de costos y tiempos sean precisos
• Los profesionales no se involucran en el manejo
  de los costos

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Gestión de los costos del proyecto

• Incluye los procesos involucrados en estimar,
  presupuestar y controlar los costos de modo que
  se complete el proyecto dentro del presupuesto
  aprobado.

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Gestión de los costos del proyecto
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Estimar los costos

• Desarrollar una aproximación de los recursos
  financieros necesarios para completar las
  actividades del proyecto
• La estimación de los costos es una predicción
  basada en la información disponible de un momento
  dado.

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Principios básicos

• Costos tangibles son costos que una organización
  puede medir fácilmente en dinero.
• Un programa de 200 líneas de código cuesta
  100,000 soles
• Costos intangibles son costos que son difícil de
  medir en dinero
• Recursos usados para investigación
• Costos directos están directamente relacionados a
  producir los productos y servicios del proyecto
• Salarios, costos de HW comprados para el proyecto
• Costos indirectos están no directamente
  relacionado a producir el producto o servicio
• Costo de electricidad, costo del agua
• Costos hundidos han sido gastados en el pasado,
  cuando se decide el proyecto a invertir o
  continuar. No debería incluirse costos hundidos
• Curva de aprendizaje establece que cuando muchos
  artículos son producidos repetitivamente, el
  costo de los artículos disminuye en un patrón
  regular

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Principios básicos

• Reserva son costos adicionales al estimar
  considerando situaciones futuras que son
  difíciles de predecir
• Contingencia de reserva nos prepara para
  situaciones futuras para lo conocido-desconocido
  
• Gestión de la reserva nos prepara para
  situaciones futuras que son desconocidas
• Un proveedor nos falla, larga ausencia de un
  miembro clave del equipo

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Estimación de costo de un proyecto
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Estimar los costos
Herramientas y técnicas
Entradas
Salidas

• Línea base del alcance
• Cronograma del proyecto
• Planificación de los recursos humanos
• Registro de riesgos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización

• Estimaciones de costos de las actividades
• Base de estimados
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Juicio de expertos
• Estimación análoga
• Estimación paramétrica
• Estimación ascendente
• Estimación por tres valores
• Análisis de reserva
• Costo de calidad
• Software de estimación de costos para la
  dirección del proyecto
• Análisis de propuestas para licitaciones

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Determinar el presupuesto

• Es el proceso que consiste en sumar los costos
  estimados de actividades individuales o paquetes
  de trabajo para establecer una línea base de
  costo autorizada.

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Línea de base del costo con el cronograma del
proyecto
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Determinar el presupuesto
Herramientas y técnicas
Entradas
Salidas

• Estimaciones de costos de las actividades
• Base de estimaciones
• Línea base del alcance
• Cronograma del proyecto
• Calendario de recursos
• Contratos
• Activos de los procesos de la organización

• Línea base del desempeño de costos
• Requisitos de financiamiento de proyectos
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Suma de costos
• Análisis de reserva
• Juicio de expertos
• Relaciones históricas
• Conciliación del límite de financiamiento

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Controlar los costos

• Es el proceso por el que se monitorea la
  situación del proyecto para actualizar el
  presupuesto del mismo y gestionar cambios a la
  línea base de costo.

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Control de Costos

• Monitoreo del rendimiento del costo
• Asegurar que solamente los apropiados cambios
  están incluidos en la línea de base revisada
• Informar a los interesados
• Reuniones de revisión de los avances son una
  herramienta poderosa
• Medición del rendimiento es otra herramienta útil
• EVM (Gestión del Valor Ganado)

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Gestión del valor ganado

• Un método para la medición del desempeño que
  integra el costo, tiempo y alcance
• Requiere la constitución de una línea base (plan
  original cambios aprobados)
• Pueden aplicarse a cualquier tipo de industria

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Términos de gestión del valor ganado

• Valor planificado (PV) es el presupuesto
  autorizado asignado al trabajo que debe
  ejecutarse para completar una actividad durante
  un periodo dado. Antes se le llamaba budgeted
  cost of work scheduled (BCWS)
• Costo real (AC) es el costo total del trabajo
  hecho para una actividad durante un periodo dado.
  Antes se le llamaba Actual cost of work
  performed (ACWS)
• Valor ganado (EV) es un estimado del valor del
  trabajo actualmente completado
• BAC (Presupuesto al completar) es cuanto
  presupuestamos por esfuerzo total del proyecto
• ETC (Estimado para completar) nos dice cuanto nos
  costará para completar todo el trabajo remanente
  desde el punto de evaluación
• EAC( Estimado al completar) el costo esperado al
  completar todo el trabajo
• VAC (varianza al completar) es cuanto esperamos
  estar sobre o debajo del presupuesto al final
  del proyecto

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Control de costos
Herramientas y técnicas
Entradas
Salidas

• Plan para la dirección del proyecto
• Requisitos de financiamiento del proyecto
• Información sobre el desempeño del trabajo
• Activos de los procesos de la organización

• Mediciones del desempeño del trabajo
• Proyecciones del presupuesto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de
  la organización
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al plan para la dirección del
  proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Gestión del valor ganado
• Proyecciones
• Índice de desempeño del trabajo por completar
  (TCPI)
• Revisiones del desempeño
• Análisis de variación
• Software de gestión de proyectos