Taller de desarrollo institucional y procuraci

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Taller de desarrollo institucional y procuración
de fondos

• Luis Arriaga
• Ana Paula Hernández
• Centro Prodh
• 29 de mayo de 2009

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Contenido del Taller

• Quiénes somos los participantes del Taller?
• Cuáles son los Objetivos del Taller?
• Cuáles son nuestras expectativas del Taller?
• Qué es una organización?
• Qué es la Planificación Estratégica?
• Cómo definir la Visión y la Misión de la
  organización?
• Cómo definir los Valores de la organización?
• Cómo definir la Visión de Futuro?
• Cómo consolidar un equipo?
• Cómo realizar un proyecto?

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I. Presentación de los Participantes

• Nombre
• Edad
• Cuánto tiempo llevó trabajando en la
  organización?
• Qué es lo que más me gusta de trabajar en la
  organización?

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II. Objetivos del Taller

• Fortalecer el trabajo en equipo, potenciar el
  sentido de pertenencia y de propósito compartido
• Revisar la misión y nuestra motivaciones de la
  organización
• Desarrollar una visión compartida del futuro
• Realizar una evaluación de los resultados,
  definir las prioridadesde trabajo y los retos
  principales
• Alinear la estrategia y los planes de acción con
  la visión de futuro
• Conocer las etapas de realización de un proyecto

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• Delinear elementos que ayuden a formular una
  estrategia de procuración de fondos para asegurar
  la viabilidad financiera de la organización.
• Perfilar los principales puntos de un proyecto
• Conocer a grandes rasgos el funcionamiento de las
  agencias de cooperación internacional así como
  otras posibles fuentes de financiamiento.

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A fin de generar un entendimiento compartido,
exploraremos las expectativas que tenemos con
respecto al taller. Primero a nivel individual y
luego en grupos de 4 personas.
III. Expectativas del taller
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IV. Qué es una organización?
Una organización es un grupo de personas que
tiene un propósito compartido
Las personas y el equipo son la fuerza activa de
la organización
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Premisas del Trabajo Organización
Qué es una organización que aprende?

• Tiene capacidad de visualizar y apostar por un
  futuro, plantearse metas y planificar las
  acciones requeridas para lograrlas
• Las organizaciones pueden equivocarse pero
  también aprenden de sus errores y del entorno
  externo para enriquecerse y crecer. Es capaz de
  internalizar esos aprendizajes y traducirlos en
  conductas y hábitos.
• Ésta es la base de una cultura de mejoramiento
  continuo que caracteriza a las organizaciones
  que aprenden.

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• Somos una organización que aprende?
• Ejemplos de casos o situaciones en los que hemos
  aprendido
• Ejemplo en los que hemos repetido los errores

• Preguntas para reflexionar

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V. Qué es la Planificación Estratégica?
La Planificación Estratégica es un proceso que
permite definir un conjunto de acciones
complementarias y coherentes intencionalmente
dirigidas al logro de UNA VISION DE FUTURO por
el cual colectivamente estamos apostando, dándole
direccionalidad a la organización, alineación a
los esfuerzos y optimización en la asignación de
los recursos.
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Proceso de Planificación Estratégica

• Es un proceso interactivo de tres fases que se
  van realizando en forma sucesiva y continua
• El presupuesto - es la traducción de los planes
  de acción en términos de los recursos humanos,
  físicos y financieros requeridos para su
  ejecución.
• El seguimiento.- implica el monitoreo continuo
  del curso del plan para lo cual hay que tener
  previamente definidas las metas -e indicadores de
  verificación en el caso de que éstas no sean
  cuantificables- así como los mecanismos y
  frecuencia de medición.

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Proceso de Planificación Estratégica
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VI. Definición de la Visión
La Visión ayuda a establecer los objetivos y
permite alinear esfuerzos hacia el logro de ese
futuro.
De la Misión a la Visión lo que creemos y
queremos
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Ejemplo de Misión y Visión
MISIÓN Aumentar nuestra capacidad de explorar el
espacio exterior
VISIÓN en 1960 Antes de que finalice la década
de los 60s tendremos el primer hombre en la Luna
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• Cuáles son nuestras metas?
• 2. Tenemos una visión definida y clara?

• Preguntas para reflexionar

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VI. Definición de la Misión

• Explica claramente para qué existe la
  organización sin dejar dudas sobre cuál es su
  propósito o razón de ser fundamental
• Provee el sentido de propósito que trasciende las
  tareas o actividades de la organización
• Refleja la forma única en que la organización
  contribuye al mundo, a la sociedad y le añade una
  fuente única de valor
• Transmite clara y rápidamente la manera como la
  organización responde o impacta a quienes la
  integran y rodean, a la comunidad, a la humanidad
  y al mundo
• Debe ser capaz de atrapar el alma de cada miembro
  de la organización

Nuestra Misión
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VII. Definición de los Valores

• Los valores son
• inspiraciones éticas fundamentales
• la forma en que nos comportamos...
• Los valores se expresan en nuestras acciones

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Valores

• Los valores fundamentales son la respuesta a la
  pregunta
• Cómo debe ser nuestro actuar, que sea
  consistente con nuestra misión, a lo largo del
  camino hacia el logro de nuestra visión?
• Los valores se expresan de mejor forma términos
  de conductas
• Un valor fundamental no debe quebrantarse jamás,
  bajo ninguna circunstancia o presiones del
  entorno

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VIII.Visión de Futuro Compartida

• LA IMAGEN OBJETIVO es una fotografía de cómo
  seremos dentro de cinco años, y qué aspiramos
  lograr cuando lleguemos a ese futuro
• Se describe en tiempo presente, como si
  estuviera ocurriendo ahora
• Mientras más detallada y visual sea la imagen de
  ese futuro, más poderosa y motivadora será
• No es una idea, es una fuerza inspiradora que da
  forma y dirección al futuro de la organización

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Visión de Futuro Compartida
Visión de Futuro Compartida
Soñar es una manera de evocar las capacidades
creativas del ser humano

• Emerge de las visiones individuales
• Es una disciplina que toma tiempo y energía
• Expresa lo que queremos (aspiración) y NO lo que
  queremos evitar (miedos)

Las visiones negativas son limitantes, hacen que
prevalezcan las energías preventivas y no las
creativas, generan sensación de impotencia, son
de corto plazo
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1. Cuál es nuestra imagen objetivo?
2. Qué queremos?
3. Cuál es nuestra visión de futuro compartida?

• Preguntas para reflexionar

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Los equipos superan al desempeño individual,
especialmente, cuando el desempeño requiere
destrezas, juicios y experiencias múltiples.
IX. Cómo consolidar un equipo
Resultados Desempeño
Crecimiento Personal
Productos del Trabajo Colectivo
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Definición
Un equipo es un grupo pequeño de personas con
destrezas complementarias, comprometidas con un
propósito, objetivos de desempeño y enfoque de
trabajo común, por los cuales son mutuamente
responsables
Los verdaderos equipos están profundamente
comprometidos con su propósito, metas y enfoque.
Los participantes saben que tienen un compromiso
individual, entre sí y colectivo hacia fuera.
Todos comprenden que la sabiduría de los equipos
viene con el foco en los productos del trabajo
colectivo, el crecimiento personal y resultados
de desempeño.
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• GUIA
• Los equipos grandes tienden a separarse en
  subgrupos
• Es más problemático para interactuar
  constructivamente como equipo
• Complicaciones para llegar a acuerdos en acciones
  específicas
• Dificultades logísticas de tiempo y espacio
• Se pierde el sentido de propósito común
• Las reuniones se vuelven desgastantes, rutinarias
  y se perciben como pérdida de tiempo
• En consecuencia grupos grandes (más de 15
  personas) tienen dificultad en convertirse en
  verdaderos equipos de alto desempeño.
• Sin embargo, pueden conformarse puntualmente,
  equipos
  extendidos cuando se requiere de un
  conocimiento
  experto, información o destreza
  complementaria a las que posee el equipo

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Los equipos deben desarrollar la combinación
correcta de destrezas complementarias para lograr
los objetivos del equipo. Estas destrezas pueden
ser de tres categorías
Experticia Técnica o Funcional Para que el
equipo pueda lograr su objetivo de trabajo, los
miembros participantes deben ser seleccionados de
manera tal, que se cubran todos los niveles de
conocimiento experto requerido. Destrezas para
Resolver Problemas y Desarrollar Soluciones Los
equipos deben ser capaces de identificar las
oportunidades y luego tomar las decisiones de
como proceder. La mayoría de los equipos
necesitan participantes con estas
destrezas. Habilidades Interpersonales Un
entendimiento y propósito común no puede surgir
sin una comunicación efectiva y capacidad de
resolver constructivamente los conflictos, los
cuales a su vez dependen de habilidades
interpersonales. Estas incluyen, asumir riesgos,
crítica constructiva, objetividad, escuchar
activamente, apoyo y reconocer los intereses y
logros de los demás.
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...comprometidos con un propósito...

• Un propósito común, claro, significativo y
  compartido por todos determina la fuerza
  inspiradora hacia el logro de los resultados.
• Provee dirección, momentum y compromiso
• Ese propósito puede venir de una directriz
  externa o puede ser propio, lo importante es que
  tenga sentido para todos
• Los equipos más efectivos dedican tiempo y
  esfuerzo para explorar, dar forma y llegar a un
  propósito que pertenezca a ellos tanto individual
  como colectivamente
• Sin un compromiso con un propósito compartido,
  los equipos se ven forzados a actuar sin un
  sentido de dirección
• El propósito debe ser traducido en objetivos y
  acciones específicas medibles.

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...metas de desempeño...

• Las metas de desempeño a corto plazo y el
  propósito del equipo deben estar siempre
  alineados
• Las metas específicas de desempeño son parte
  integral del propósito
• Definen el producto que debe ser generado por el
  equipo de trabajo
• La especificidad de los objetivos facilitan una
  comunicación más clara y permite construir sobre
  las situaciones de conflicto
• Ayudan a los equipos a mantener el foco en los
  resultados, dando un sentido de dirección
  compartido
• Tiene un efecto nivelador en las conductas del
  equipo
• Permite al equipo ir logrando pequeños éxitos
  en su propósito

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...y enfoque de trabajo común...

• Los equipos necesitan saber cómo van a trabajar
  juntos para cumplir con su propósito, por lo que
  deben dedicar un tiempo a definir las reglas del
  juego, por ejemplo
• Quiénes deben estar en el equipo y determinar
  quién hace qué
• Cómo garantizar una carga de trabajo real
  balanceada entre todos os miembros participantes
• Cómo se establecerán las agendas y cronogramas de
  trabajo
• Qué destrezas requieren ser desarrolladas
• Cómo el grupo tomará o cambiará decisiones
• Cuándo y cómo se deben hacer modificaciones en el
  enfoque de trabajo para lograr cumplir con las
  tareas propuestas
• Quiénes asumen los roles sociales y de liderazgo
  del equipo, tales como, retar, interpretar,
  apoyar, integrar, recordar, sumarizar, etc..
  necesarios para lograr un clima de confianza
  mutua y de conflicto constructivo.

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...por los cuales son mutuamente responsables

• Ningún grupo se convierte en equipo hasta tanto
  no sea mutuamente responsable como un equipo.
• No puede ser obligada
• Se trata de una promesa a uno mismo y a los
  demás.
• Implica compromiso y confianza
• Se va desarrollando y fortaleciendo con el
  trabajo real hacia el logro del propósito
  compartido

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Etapas de crecimiento de un Equipo
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Etapas de crecimiento de un Equipo
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Etapa 1 Formación de un equipo

• Características
• Se exploran cautelosamente los comportamientos
• Es una etapa de transición de un estado
  individual a un estado de ser miembro de un
  equipo
• Se prueba, tanto formal como informalmente, la
  dirección provista por el líder
• Crea sentimientos en los miembros, tales como
• Optimismo, excitación, anticipación
• Orgullo por ser escogido
• Apego inicial y tentativo al equipo
• Sospecha, miedo y ansiedad con respecto a la
  tarea venidera

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Etapa 1 Formación de un equipo

• Comportamientos
• Intentos para definir la tarea y decidir como se
  logrará
• Intentos para determinar el comportamiento
  aceptable del grupo y como tratar los problemas
  del grupo
• Decisiones sobre la información que debe ser
  recopilada
• Discusiones abstractas y elaboradas de conceptos
  y asuntos, o para algunos miembros, impaciencia
  con estas discusiones
• Discusión de los síntomas o problemas que no son
  relevantes a la tarea, dificultad en identificar
  los problemas relevantes
• Quejas sobre la organización y las barreras que
  presenta la tarea

Debido a que al principio están pasando muchas
cosas que distraen la atención de los miembros,
el equipo logra poco relacionado con las metas de
su proyecto. Esto es muy normal
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1. Para qué estoy aquí?
2. Qué rol voy a jugar?
3. Qué estoy dispuesto a hacer por la organización
   y mi equipo?

• Preguntas para reflexionar

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X. Pasos para realizar un proyecto
1. Identificación del problema
Desarrollo del proyecto
2. Definición del servicio
3. Establecimiento de objetivos
4. Delimitación del alcance de la iniciativa
5. Identificación de actores relevantes
6. Identificación de necesidades de información
7. Identificación de recursos disponibles
8. Elaboración del plan de trabajo
Interacción con los actores a los que se dirige
el proyecto
9. Implementación del plan de trabajo
10. Sistematización
11. Selección de estrategias
Comunicación de resultados
12. Socialización y seguimiento
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1. Identificación del problema

• Cuál es el principal problema que se quiere
  solucionar?
• Cuáles son las principales manifestaciones del
  problema?
• Por qué existe el problema?
• (Causas probables / factores asociados)
• Cuáles son las hipótesis sobre la solución del
  problema?

Actor social
Actor público

• Cómo se relaciona el problema con la labor de la
  organización?

• Cómo pueden ayudar los actores sociales en la
  solución del problema?

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2. Definición del servicio

• Cuáles son las áreas en las que busca incidir el
  proyecto?
• Por qué?
• Cuáles son las áreas o actores gubernamentales
  involucrados?

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3. Establecimiento de Objetivos

• Objetivo general
• Contribución del programa a la satisfacción de
  una necesidad y/o solución de un problema.
• Qué es lo que se pretende lograr con la
  implementación del proyecto?
• Objetivos específicos
• Qué se busca a corto, mediano y largo plazo?

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4. Alcance de la Iniciativa

• Qué es lo que se busca cambiar al realizar la
  iniciativa, el servicio o el proyecto?
• Cuáles son los aspectos específicos en los que
  se va a centrar el proyecto?
• Cual es el acercamiento que se va a tener para
  llevarlo a cabo?
• Dónde, cuando y por cuanto tiempo se realizará
  el proyecto?
• Cuáles son los posibles riesgos y su solución?

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5. Identificador de Actores
Actor social
Actor público

• Qué actores institucionales están relacionados
  con la existencia del problema? (internos)
• Qué otros actores relevantes están involucrados?
  (externos)

• Invitar a organizaciones de la sociedad civil
  interesadas en el tema.
• Organizar una primera reunión informativa.
• Seleccionar organizaciones para llevar a cabo el
  ejercicio de acuerdo a criterios previamente
  acordados.

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6. Necesidades de Información

• Qué tipo de evidencia se necesita?
• Cuáles son las posibles fuentes de información?
• Qué tipo de indicadores se utilizarán para
  analizar la información obtenida?

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7. Recursos Disponibles

• Qué tipo de recursos se necesitan para llevar a
  cabo el proyecto? (financieros, materiales y
  humanos).
• Con cuáles de estos recursos cuenta la
  organización? Cuáles es necesario obtener?
• Cuál es el presupuesto con el que se cuenta?
• Cuál es el personal asignado al proyecto?
• Cuáles es su experiencia?

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8. Plan de Trabajo

• Componentes (etapas)
• Tareas y responsables
• Cronograma
• Metodología
• Seleccionar las herramientas y/o los
  instrumentos
• para recopilar la información en función
• de las necesidades de información identificadas.

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9. Implementación

• Cuáles son las estrategias a utilizar?
• Cuáles son los aspectos positivos y negativos de
  cada estrategia?
• Está preparada la organización para asumir las
  consecuencias de la estrategia seleccionada y
  llevar adelante el proyecto?
• Cuál o cuáles pueden ser los costos para la
  organización?

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10. Sistematización

• Depuración, sistematización y análisis de
  información
• Documentación de la experiencia (reporte final)
• Memoria

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11. Socialización y seguimiento

• Presentación de recomendaciones con base a
  resultados obtenidos.
• Informar a la ciudadanía acerca de los resultados
  del proyecto.
• Establecer un plan de seguimiento al cumplimiento
  de compromisos básicos, en colaboración con los
  actores relevantes.
• Buscar la participación en redes.

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11. Socialización y seguimiento

• Ejemplo de sistema de monitoreo

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(No Transcript)
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EL SER HUMANO ES UN SER UTÓPICO QUE SE
DESENVUELVE EN LA HISTORIA CONCRETA La
imaginación ve la realidad preñada de
posibilidades, que proporcionan nuevas imágenes
de ella. Por eso también la superan El ser humano
es por excelencia un productor de imágenes y
utopías. Por medio de ellas crea visiones que le
proporcionan un horizonte más abierto de la vida
y del futuro. Leonardo Boff
50
GRACIAS